Ideenbibliothek für KMU
50 Prozesse, bei denen sich Automatisierung prüfen lässt.
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Diese Bibliothek hilft, typische Kandidaten zu erkennen. Entscheidend sind Häufigkeit, Regelmäßigkeit, Datenlage, Fehlerkosten und der tatsächliche Zeitaufwand.
| # | Bereich | Prozess | Potenzial | Typischer Ansatz |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Vertrieb | Lead-Erfassung aus Formularen und E-Mails | hoch | CRM-Workflow, Dublettenprüfung, Routing |
| 2 | Vertrieb | CRM-Datenpflege | mittel | Systemintegration, automatische Aktivitäten |
| 3 | Vertrieb | Anfragen klassifizieren | hoch | Regeln / KI, Routing, Stammdatenabgleich |
| 4 | Vertrieb | Angebote erzeugen | hoch | Kalkulation, Vorlagen, PDF-Generierung |
| 5 | Vertrieb | Preis- und Margenkalkulation | hoch | Stammdaten, Regeln, Freigabegrenzen |
| 6 | Vertrieb | Follow-ups nach Angeboten | mittel | CRM-Trigger, Erinnerungen, Aufgaben |
| 7 | Vertrieb | Übergabe Auftrag an Abwicklung | hoch | Validierung, ERP-Übergabe, Statusworkflow |
| 8 | Einkauf | Bedarfsmeldungen erfassen | hoch | Formular, Regeln, Genehmigungsworkflow |
| 9 | Einkauf | Bestellfreigaben | hoch | Schwellenwerte, Routing, Eskalation |
| 10 | Einkauf | Lieferantenanfragen versenden | mittel | Vorlagen, Serienkommunikation, Tracking |
| 11 | Einkauf | Angebote vergleichen | hoch | Datenextraktion, Normalisierung, Vergleich |
| 12 | Einkauf | Bestellungen erzeugen | hoch | ERP/API, Dokumentgenerierung |
| 13 | Einkauf | Auftragsbestätigungen prüfen | hoch | Dokumentenextraktion, Soll-Ist-Vergleich |
| 14 | Einkauf | Liefertermine überwachen | mittel | Statusabgleich, Erinnerungen, Eskalation |
| 15 | Einkauf | Lieferantenbewertung aktualisieren | mittel | KPI-Pipeline, Scorecard, Dashboard |
| 16 | Produktion | Fertigungsaufträge bereitstellen | mittel | ERP/MES-Integration, digitale Bereitstellung |
| 17 | Produktion | Produktionsdaten erfassen | hoch | Maschinendaten, Formulare, API |
| 18 | Produktion | Schichtberichte erstellen | hoch | Automatische Datensammlung, Bericht |
| 19 | Produktion | Stillstände klassifizieren | hoch | Events, Auswahlgründe, Analytics |
| 20 | Produktion | Materialnachschub auslösen | mittel | Bestandsereignis, Kanban-Signal, ERP |
| 21 | Produktion | Wartungsbedarf melden | mittel | Formular/Sensor, Ticket, Priorisierung |
| 22 | Produktion | OEE und Produktions-KPIs berechnen | hoch | Datenpipeline, KPI-Logik, Dashboard |
| 23 | Produktion | Arbeitsanweisungen verteilen | mittel | Versionierung, rollenbasierte Bereitstellung |
| 24 | Qualität | Prüfdaten erfassen | hoch | Digitales Prüfblatt, Geräteintegration |
| 25 | Qualität | Grenzwertverletzungen melden | hoch | Regelprüfung, Alarm, Eskalation |
| 26 | Qualität | Reklamationen erfassen | hoch | Formular, CRM/QM, Verantwortliche |
| 27 | Qualität | 8D-Berichte vorbereiten | mittel | Datenvorbefüllung, Dokumentworkflow |
| 28 | Qualität | Werkszeugnisse zuordnen | hoch | Dokumentenerkennung, Auftragszuordnung |
| 29 | Qualität | Messberichte erzeugen | hoch | Datenimport, PDF, Freigabe |
| 30 | Qualität | Rückverfolgbarkeit herstellen | hoch | IDs, Chargenlogik, Systemintegration |
| 31 | Qualität | Korrekturmaßnahmen nachverfolgen | hoch | Workflow, Fristen, Eskalation, KPI |
| 32 | Finanzen & Admin | Eingangsrechnungen erfassen | hoch | OCR/Extraktion, ERP, Validierung |
| 33 | Finanzen & Admin | Rechnungsfreigaben | hoch | Genehmigungsworkflow, Eskalation |
| 34 | Finanzen & Admin | Zahlungserinnerungen | mittel | Fälligkeit, Status, E-Mail-Workflow |
| 35 | Finanzen & Admin | Reisekosten & Auslagen | mittel | Belegerfassung, Regeln, Freigabe |
| 36 | Finanzen & Admin | Vertragsfristen überwachen | hoch | Fristdatenbank, Reminder, Verantwortliche |
| 37 | Finanzen & Admin | Stammdatenänderungen | hoch | Antrag, Vier-Augen-Prüfung, Systemupdate |
| 38 | Finanzen & Admin | Dokumente archivieren | mittel | Metadaten, Klassifizierung, Ablageregeln |
| 39 | Personal | Mitarbeiter-Onboarding | hoch | Aufgabenpaket, Accounts, Dokumente |
| 40 | Personal | Offboarding | hoch | Zugriffe entziehen, Übergaben, Checkliste |
| 41 | Personal | Urlaubsanträge | mittel | Antrag, Genehmigung, Kalender |
| 42 | Personal | Schulungen nachverfolgen | mittel | Fälligkeiten, Nachweise, Reminder |
| 43 | Personal | Zeiterfassung prüfen | mittel | Plausibilitätsregeln, Ausnahmen |
| 44 | Personal | Bescheinigungen erzeugen | mittel | Vorlagen, Stammdaten, PDF |
| 45 | Personal | Bewerbungen vorstrukturieren | mittel | Erfassung, Routing, Terminworkflow |
| 46 | IT & Daten | Regelmäßiges Reporting | hoch | Datenpipeline, BI, automatische Verteilung |
| 47 | IT & Daten | Daten zwischen Systemen synchronisieren | hoch | API/ETL, Validierung, Fehlerqueue |
| 48 | IT & Daten | Zugriffsanträge | hoch | Rollen, Genehmigung, Provisionierung |
| 49 | IT & Daten | System- und Schnittstellenmonitoring | hoch | Health Checks, Alerting, Ticket |
| 50 | IT & Daten | Backup- und Job-Kontrollen | mittel | Statusprüfung, Alarm, Nachweis |
„Potenzial“ ist nur eine erste Einordnung. Ein seltener Prozess mit hohen Fehlerkosten kann wirtschaftlich relevanter sein als ein häufiger Prozess mit geringem Aufwand.
So wählen Sie einen ersten Use Case
- häufige Wiederholung
- klarer Start und klares Ende
- hoher manueller Aufwand
- wenige, verständliche Ausnahmen
- digitale Eingangsdaten
- messbarer Nutzen
Diese Prozesse lieber zuerst vereinfachen
Wenn ein Prozess unklare Verantwortlichkeiten, viele Sonderfälle oder widersprüchliche Regeln hat, sollte er vor der Automatisierung standardisiert werden. Sonst wird Komplexität nur schneller ausgeführt.
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