DAY Consulting Prozessautomatisierung
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Workflows · Schnittstellen · Daten

Prozessautomatisierung für KMU: weniger Kopieren, Nachfragen und Nacharbeiten.

Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich oft automatisieren, ohne ein komplettes ERP auszutauschen. Entscheidend sind ein klarer Prozess, saubere Daten und ein Business Case, der den tatsächlichen Nutzen sichtbar macht.

Automatisierungspotenzial berechnenUse Case besprechen

Geeignete Prozesse

Automatisierung lohnt sich besonders, wenn …

… der Ablauf häufig vorkommt.

Schon wenige Minuten Ersparnis pro Vorgang summieren sich bei hohem Volumen.

… Regeln wiederholbar sind.

Klare Entscheidungen, Prüfungen und Datenübertragungen eignen sich besser als ständig wechselnde Sonderfälle.

… Daten digital vorliegen.

ERP, Excel, E-Mail, APIs oder Datenbanken können über Workflows miteinander verbunden werden.

… Fehler heute teuer sind.

Automatisierung kann neben Zeit auch Nacharbeit, falsche Versionen und vergessene Schritte reduzieren.

Beispielarchitektur

Von der E-Mail bis zum ERP

1
EreignisE-Mail, Formular, Datei, Auftrag, Messwert oder Statusänderung startet einen Workflow.
2
Prüfen & anreichernDaten validieren, Stammdaten ergänzen, Regeln anwenden oder Inhalte mit KI klassifizieren.
3
Systeme verbindenInformationen per API, Datenbank, Datei oder vorhandener Schnittstelle übertragen.
4
Freigeben & dokumentierenAusnahmen an Menschen geben, Status dokumentieren und Beteiligte automatisch informieren.
Technische Optionen

So viel Technik wie nötig

  • n8n / Workflow-Automatisierung
  • Microsoft 365 und vorhandene Unternehmenssysteme
  • REST APIs und individuelle Integrationen
  • Python für Datenlogik und Spezialfälle
  • Webanwendungen für fehlende Benutzeroberflächen
  • Azure / Datenplattformen für skalierbare Lösungen
  • KI für Dokumente und unstrukturierte Inhalte

Nicht jeder Prozess braucht eine Individualentwicklung. Ziel ist die kleinste robuste Lösung, die den Business Case erfüllt.

Konkrete Use Cases

Was sich im Mittelstand häufig automatisieren lässt

Excel- & E-Mail-Prozesse

Datenübertragungen, Dateierzeugung, Benachrichtigungen und Statuspflege automatisieren.

Dokumentenprozesse

Dokumente erfassen, klassifizieren, Informationen extrahieren und zur Prüfung bereitstellen.

Reporting

Daten regelmäßig laden, aufbereiten und Kennzahlen ohne Copy-and-paste aktualisieren.

Freigaben

Anträge, Investitionen, Bestellungen oder Abweichungen strukturiert routen und nachverfolgen.

Auftragsprozesse

Anfragen übernehmen, Daten prüfen, Folgeaktivitäten anstoßen und Status transparent machen.

Qualität

Prüfdaten erfassen, Grenzwerte bewerten, Abweichungen melden und Maßnahmen dokumentieren.

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Wie viel ist eine Automatisierung in Ihrem Fall wert?

Rechnen Sie zunächst mit Ihren echten Zeit- und Personalkosten. Danach lässt sich entscheiden, welche technische Lösung zum Business Case passt.

ROI berechnenUse Case prüfen lassen